Meldung 'Es ist ein Programmfehler aufgetreten: Es ist ein Fehler beim Versenden der E-Mail aufgetreten...'

Hintergrund

Sie erhalten in Ihrem Produkt diese Meldung:

Wenn beim Versenden von E-Mails diese Meldung erscheint, kann dies verschiedene Ursachen haben. Diese Anleitung hilft Ihnen:

1. den E-Mail-Versand aus Lexware-Programmen optimal per SMTP oder OAuth2 einzurichten.
2. bei der Analyse und Behebung der Meldung.
3. mit Tipps zur optimalen Nutzung der Schnittstellen.

• Grundsätzliches zu dem Thema 'E-Mails versenden aus Lexware-Programmen'

  Lexware unterstützt Folgende Versandmethoden:

  1. Per SMTP-Versand (empfohlen):
     1. Vorteile: Modern, sicher und kompatibel mit den E-Mail-Providern.
     2. Einrichtung: Aktivieren Sie hierfür unter 'EXTRAS - OPTIONEN - E-Mailversand' die Option 'SMTP'.
  2. Mit Outlook ab V. 2016 und Microsoft 365:
     1. Voraussetzung: Desktopversion von Outlook (keine Web-App).
     2. Einrichtung: Aktivieren Sie hierzu unter 'EXTRAS – OPTIONEN – E-Mailversand' die Option 'Standard (Outlook)'.
  3. Per MAPI-Schnittstelle:
     1. Hinweis: Beachten Sie jedoch, dass Microsoft die Entwicklung und Pflege dieser Schnittstelle eingestellt hat und deshalb fehleranfällig ist.
     2. Unterstütze Programme:
        1. Thunderbird (64-Bit-Version)
        2. Outlook-Versionen vor 2016
        3. Tobit
     3. Einrichtung: Aktivieren Sie hierfür unter 'EXTRAS – OPTIONEN – E-Mailversand' die Option 'Kompatibilitätsmodus...'
        1. Diese Programme können über die MAPI-Schnittstelle einbinden:
           • Thunderbird 64bit
           • Thunderbird 32bit wird nicht mehr unterstützt
           • Tobit
           • alle Outlookversionen vor 2016

  Hinweis: Lexware testet und unterstützt ausschließlich Outlook und Thunderbird. Andere E-Mail-Clients können zwar funktionieren, werden aber nicht offiziell von Lexware unterstützt.

• Warum SMTP-Versand - Voraussetzungen und wichtige Hinweise

  Hinweise: Die SMTP-Schnittstelle ist der aktuelle Standard für den E-Mail-Versand. Sie bietet hohe Sicherheit und breite Kompatibilität.

  Voraussetzungen:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Provider den Zugriff per 'SMTP' erlauben.
  • Aktivieren Sie bei Ihrem E-Mail-Provider die Option „POP/IMAP erlauben“ (z. B. bei GMX, Web.de).
  • Bei einigen Providern benötigen Sie ein App-Passwort. Dieses erstellen Sie in den Einstellungen Ihres E-Mail-Providers. Beispiel T-Online: Anleitung: Passwort für E-Mail-Programme.

  Unterstützte Anbieter:

  E-Mail-Adressen von Web.de, GMX, T-Online, Freenet.de sowie Microsoft-E-Mail-Adressen.

  Nicht unterstützte Anbieter:

  Google-Mail-Adressen (@gmail.com, @googlemail.com) können nicht für den SMTP-Versand genutzt werden.

  Wichtige Hinweise zur Nutzung

  OAuth2: Aktivieren Sie diese Option nur bei Microsoft-E-Mail-Adressen. Für andere Anbieter (z. B. GMX, Web.de) darf OAuth2 nicht aktiviert sein.

  Für Domänen-E-Mail-Adressen gilt: Hier müssen Sie die Serverdaten (SMTP-Server, Port, Verschlüsselung) manuell hinterlegen. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Provider. 

• Anleitung - Einrichtung der SMTP-Schnittstelle

  1. Klicken Sie auf 'EXTRAS – OPTIONEN – E-Mailversand'.
  2. Klicken Sie auf 'SMTP'.  
       
  3. Klicken Sie auf 'SMTP verwalten'.
     
  4. Hinterlegen Sie für den BCC-E-Mail-Versand Ihre E-Mail-Adresse.
     Wichtig: E-Mails, die über SMTP versendet werden, erscheinen nicht automatisch im 'Gesendet-Ordner' Ihres E-Mail-Programms. Hinterlegen Sie daher Ihre eigene E-Mail-Adresse im Feld ‚Bcc – E-Mail‘. Dadurch schicken Sie sich eine Kopie jeder gesendeten E-Mail und können diese bei Bedarf manuell in den Ordner 'Gesendete Elemente' verschieben.
      
  5. Klicken Sie auf ‚SMTP-Konten verwalten‘.
     
  6. Es öffnet sich die Übersicht 'E-Mail-Konten'.
     
     1. Die bereits hinterlegte E-Mail-Adresse finden Sie unter (1).
     2. Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse hinterlegen möchten, klicken Sie unter (2) auf das '+' Zeichen.
     3. Wenn Sie eine bestehende E-Mail-Adresse löschen möchten, dann markieren Sie eine unter (1) hinterlegte E-Mail und klicken Sie unter (2) auf das '-' Zeichen.
  7. Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse hinterlegen möchten klicken Sie unter (2) auf das '+' Zeichen.
     
  8. Wählen Sie nun die Versandart aus. Klicken Sie hierzu auf 'Bitte wählen'.
     
     Als Auswahl erhalten Sie hier nun 'SMTP' oder 'OAuth2'.
     1. Wählen Sie SMTP, wenn Sie kein Microsoft-Konto hinterlegen möchten.
     2. Wählen Sie 'OAuth2', wenn Sie ein Microsoft-Konto hier hinterlegen möchten.  
  9. Versandart 'SMTP':
     
     1. Wählen Sie unter Versandart 'SMTP'.
     2. Hinterlegen Sie Ihren Namen, E-Mail-Adresse und Passwort.
     3. Der Inhalt unter Benutzername und E-Mail-Provider wird automatisch, nach Eingabe der E-Mail-Adresse hinterlegt.
     4. Klicken Sie unter (3) auf 'SMTP-Konfiguration abrufen'.
        
     5. Bei den bekannten Providern wie Web.de, Gmx.de, Freenet.de, T-Online.de,... wird der Server, der Port und die Verschlüsselungsmethode automatisch hinterlegt.
        
     6. Im nächsten Schritt hinterlegen Sie, ob Sie diese E-Mail 'als Standard verwenden' möchten.
     7. Zum Schluss klicken Sie auf 'Testmail' senden'.
     8. Klicken Sie nach der Erfolgsmeldung 'Die Testmail wurde erfolgreich versendet' auf 'OK'.
     9. Klicken Sie auf 'Übernehmen', um die E-Mail-Einrichtung abzuschließen.
  10. Versandart: 'OAuth2' bei Microsoft-Konten:
      1. Wählen Sie unter Versandart 'OAuth2'.
      2. Hinterlegen Sie nun Ihren Namen, die E-Mail-Adresse und den Benutzernamen.
      3. Hinterlegen Sie ggf. den Haken bei 'Als Standard verwenden'.
      4. Klicken Sie auf 'Testmail senden'.
      5. Hinterlegen Sie nun die Microsoft-Konto-Daten in der separaten Abfrage.
      6. Klicken Sie zum Abschluss auf 'Übernehmen'.

Dieser Teil beschreibt die Schritte zur Behebung des Programmfehlers "Es ist ein Fehler beim Versenden der E-Mail aufgetreten...'

Prüfen Sie nach jeder Änderung, ob der Versand wieder funktioniert. Geben Sie diese Anleitung bei Bedarf an Ihre IT-verantwortliche Person, damit diese die Schritte durchführt.

• Prüfen Sie beim SMTP-Versand, beim Versand per Outlook oder Thunderbird, ob die Sicherheitssoftware den Versand nicht zulässt

  Manchmal verhindert die Einstellung 'Ausgehende E-Mail Scannen (SMTP)' den E-Mailversand.

  • Norton Antivirus: Deaktivieren Sie unter 'Einstellungen > Antivirus > E-Mail-Schutz' die Option 'Ausgehende Email scannen (SMTP)'.
    
  • AVG Internet Security: Deaktivieren Sie die Option 'Ausgehende E-Mails scannen (SMTP)'.
  • GData Antivirus: Deaktivieren Sie in der E-Mail-Prüfung die Einstellungen 'EMails vor dem Senden prüfen' und 'SSL-Verbindung prüfen'.
  • Andere Sicherheitsprogramme: Prüfen Sie die vergleichbaren Einstellungen Ihrer eingesetzten Sicherheitssoftware.

• Prüfen Sie beim SMTP-Versand, ob auch die korrekten Anmeldedaten vorliegen

  Stellen Sie sicher, dass Ihre Zugangsdaten korrekt sind.

  Benutzername und Passwort prüfen:

  1. Vergewissern Sie sich, dass Ihnen der korrekte Anmeldename und das zugehörige Passwort vorliegen.
  2. Achten Sie besonders auf Groß-/Kleinschreibung und Sonderzeichen im Passwort.

  Anmeldung über den Browser testen:

  1. Überprüfen Sie Ihre Eingaben, indem Sie versuchen, sich mit diesen Daten direkt über Ihren Browser beim E-Mail-Dienst anzumelden.
  2. Wenn die Anmeldung fehlschlägt, prüfen Sie Ihre Zugangsdaten erneut.

  Kontaktaufnahme bei Problemen:

  1. Falls Sie sich auch nach wiederholter Überprüfung nicht anmelden können, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Betreuer oder E-Mail-Provider.

  Passwort als Klartext prüfen: Wenn die Anmeldung über den Browser erfolgreich ist, kopieren Sie das Passwort zur weiteren Überprüfung im Klartext in einen Texteditor.

  1. Öffnen Sie den Editor:
     1. Drücken Sie die `Windows-Taste`.
     2. Geben Sie `Editor` ein.
     3. Wählen Sie die 'Editor App' aus.
  2. Fügen Sie Ihr Passwort ein.
     1. Prüfen Sie, dass keine unerwünschten Sonder- oder Leerzeichen enthalten sind.
  3. Fügen Sie anschließend den Text aus dem Editor per 'Kopieren und Einfügen' in das Lexware-Programm ein.

  Hinweis: Fehler beim Kopieren von Passwörtern gibt es häufig. Prüfen Sie Ihre Eingaben daher besonders sorgfältig. Mit diesen Schritten stellen Sie die korrekte Eingabe Ihrer Zugangsdaten sicher.

• Prüfen Sie beim SMTP-Versand, ob die E-Mail-Adresse auch korrekt hinterlegt ist

  Vollständigkeit der E-Mail-Adresse:

  1. Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse vollständig hinterlegt ist, z. B. 'vorname.nachname@domain.de'.
     Beispiel: 'hans-mustermann@mustermann.de'

  E-Mail-Adresse neu hinterlegen:

  1. Entfernen Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse.
  2. Schließen Sie den Dialog über `Übernehmen > Beenden > Speichern`.
  3. Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse erneut und speichern Sie die Einstellung erneut.

• Prüfen Sie in Outlook oder Thunderbird, ob das hinterlegte Mailprogramm in der Windows-Registrierung mit dem verwendeten Mailprogramm übereinstimmt.

   

  Hinweis: Eine Fehlermeldung kann auftreten, wenn in der Windows Registrierung ein anderes Mailprogramm als das aktuell genutzte hinterlegt ist.
  Beispiel: Sie verwenden Outlook für Ihre E-Mails, aber in der Registrierung ist Thunderbird als Standard gesetzt.
  

  Vorgehen

  Prüfen und korrigieren Sie, ob und wenn in der Windows-Registrierung ein anderes E-Mail-Programm als das aktuell genutzte hinterlegt ist. E-Mail-Programm in der Registrierung prüfen:

  1. Öffnen Sie die Windows-Registrierung:
     1. Klicken Sie auf die Windows-Suche.
     2. Geben Sie 'regedit' ein.
     3. Wählen Sie auf der rechten Seite die Option 'Als Administrator ausführen'.
  2. Navigieren Sie in der Registry zum Schlüssel 'Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail'.
  3. Benennen Sie den Registrierungseintrag um:
     1. Falls hier ein abweichendes E-Mail-Programm hinterlegt ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag 'Mail'.
        
     2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option 'Umbenennen'.
     3. Benennen Sie den Eintrag zu 'Mail_alt' um.
     4. Bestätigen Sie die Umbenennung mit der '[ENTER]-Taste'.

• Einstellungen für Thunderbird im Lexware-Programm

  Hinweis: Seit dem Lexware Update Juni 2025 ist die Kompatibilität zu Thunderbird 32-Bit nicht mehr gegeben.

  Thunderbird auf 64-Bit prüfen/aktualisieren

  1. Installieren Sie bei Bedarf die 64-Bit-Variante von Thunderbird über die bestehende 32-Bit-Installation.
  2. Laden Sie die 64-Bit-Version direkt von der Thunderbird-Homepage herunter. https://www.thunderbird.net/de/ herunter.
     Hinweis: Die Thunderbird-App aus dem Microsoft Store ist nicht mit dem Lexware-Programm kompatibel.

  Thunderbird-Sicherheitsmeldung deaktivieren:

  1. Deaktivieren Sie beim ersten Versand über Thunderbird die Meldung 'Eine andere Anwendung versucht Nachrichten über Ihr Benutzerprofil zu senden. Sind Sie sicher, dass Sie die Nachrichten senden wollen?'
  2. Entfernen Sie den Haken bei 'Eine Warnung anzeigen, wenn andere Anwendungen Nachrichten in meinem Namen senden wollen' und klicken Sie auf 'OK'.

  Kompatibilitätsmodus im Lexware-Programm aktivieren:

  Folgende Einstellungen sind im Lexware-Programm einzustellen:

  1. Aktivieren Sie im Lexware-Programm im Modul 'Faktura/Warenwirtschaft' den Kompatibilitätsmodus über `EXTRAS - Optionen - E-Mail-Versand`.
     

  MAPI-Einträge in der Registry prüfen/erstellen:

  Überprüfen Sie, ob bei den folgenden beiden Registry-Pfaden der Eintrag `Mapi=1` gesetzt wurde:

  1. 'Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows Messaging Subsystem'.
  2. 'Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\Microsoft\Windows Messaging Subsystem'.
     Wichtig: Der Eintrag `Mapi=1` muss bei beiden Pfaden vorhanden sein.
     Beispiel:
     

  Sollten die MAPI-Einträge nicht vorhanden sein, erstellen Sie diese in beiden Registry-Pfaden:

  1. Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows Messaging Subsystem
     und
  2. Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\Microsoft\Windows Messaging Subsystem.
  3. Klicken Sie im Ordner `Windows Messaging Subsystem` auf der rechten Seite auf 'Neu'.
     
  4. Klicken Sie auf 'Zeichenfolge'.
  5. Ein neuer Eintrag mit dem Text 'Neuer Wert #1' wird blau hinterlegt angezeigt.
     
  6. Überschreiben Sie den Text 'Neuer Wert #1' mit `Mapi` und drücken Sie die `Eingabe-Taste`.
  7. Klicken Sie doppelt auf den erstellten Eintrag `Mapi` und geben Sie als Wert `1` ein.
  8. Klicken Sie auf 'OK'.

  Standard-E-Mail-Konto in Thunderbird prüfen:

  1. Prüfen Sie, ob das E-Mail-Konto, mit dem gesendet werden soll, auch als Standardkonto in Thunderbird hinterlegt ist
     1. Klicken Sie unten links in die Windows-Suche.
     2. Geben Sie `Standard-App` ein.
     3. Kontrollieren Sie, ob Thunderbird als Standard-Mail-App hinterlegt ist.

• Einstellungen für Outlook 2016 und neuer im Lexware-Programm

  Prüfen Sie, ob doppelte Outlook-Einträge vorhanden sind

  1. Prüfen Sie unter 'Apps und Features', ob zwei Outlook-Einträge vorhanden sind.
  2. Deinstallieren Sie das nicht mehr benötigte Programm.
  3. Führen Sie gegebenenfalls eine Reparaturinstallation des verbleibenden Outlook über 'Apps und Features' oder 'Installierte Apps' durch.

  Kompatibilitätsmodus deaktivieren und Standard Outlook hinterlegen:

  1. Deaktivieren Sie den Kompatibilitätsmodus im Modul 'Faktura/Warenwirtschaft' unter `Extras - Optionen - E-Mail-Versand`.
  2. Hinterlegen Sie stattdessen im Modul 'Faktura/Warenwirtschaft' unter `Extras - Optionen - E-Mail-Versand` den Eintrag 'Standard (Outlook)'.
     
  3. Vergewissern Sie sich, dass das E-Mail-Konto, mit dem gesendet werden soll, in Outlook als Standardkonto hinterlegt ist.

  Outlook als Standard-Anwendung prüfen:

  1. Klicken Sie unten links in die Windows-Suche.
  2. Geben Sie `Standard-App` ein.
  3. Kontrollieren Sie, ob Outlook als Standard-Mail-App hinterlegt ist.

  Outlook-Programm reparieren:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste unten links auf das 'Windows-Icon'.
  2. Wählen Sie im Menü 'Apps und Features' aus.
  3. Suchen Sie in der Liste nach 'Outlook' oder 'Microsoft 365'.
  4. Markieren Sie den Eintrag.
  5. Klicken Sie auf 'Ändern' und führen Sie die Reparaturinstallation durch.

• Sie nutzen die windowseigene Mailkomponente

  Der Versand von Belegen ist mit den Windows-eigenen Mailkomponenten 'Mail' oder 'Outlook for Windows' nicht möglich.
  

  Nutzen Sie in diesem Fall den Versand über 'SMTP'.

• Stellen Sie die Schnittstelle auf die alten Einstellungen zurück, wenn Sie Tobit oder andere MAPI-Programme verwenden

  Die MAPI-Schnittstelle wird von Microsoft nicht mehr weiter entwickelt und gepflegt.
  Hinweis: Lexware empfiehlt dringend den Wechsel zur Lexware SMTP-basierten E-Mail-Lösung.
  Wichtig: Stellen Sie Tobit und andere Programme, die die MAPI-Schnittstelle verwenden, auf `SMTP` um, da Microsoft jederzeit die Schnittstelle einstellen kann. Führen Sie diese Umstellung zumindest mittelfristig durch. Ist eine sofortige Umstellung auf `SMTP` nicht möglich, aktivieren Sie als Übergangslösung kurzfristig die alte Mailschnittstelle temporär.

  Notlösung - Fallback auf die alte Mailschnittstelle (zukunftsunsichere Alternative)

  1. Öffnen Sie die Windows-Suche und geben Sie regedit ein.
  2. Bestätigen Sie mit der '[ENTER]#-Taste.
  3. Navigieren Sie zum Pfad 'Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Lexware\MailClient'.
  4. Klicken Sie auf 'Bearbeiten'.
  5. Wählen Sie 'Neu'.
  6. Klicken Sie auf 'DWORD-Wert (32-Bit)'.
     
  7. Geben Sie 'FallbackOldMailComponent' als Namen ein.
  8. Bestätigen Sie mit der `[ENTER]`-Taste.
  9. Doppelklicken Sie auf den Eintrag `FallbackOldMailComponent`.
  10. Tragen Sie als `'Wert'` eine `1` ein.
      
  11. Die alte Mailschnittstelle ist nun wieder aktiviert.

  Wichtig: Langfristig ist die Umstellung auf das `SMTP`-Protokoll der richtige Weg für den E-Mail-Versand. Dies gewährleistet moderne Standards und die zuverlässige Funktion des Versands, unabhängig von veralteten Schnittstellen wie MAPI. Der Registry-Schlüssel bietet nur eine temporäre Lösung; Ihr Ziel sollte die vollständige Umstellung auf `SMTP` sein.